MENU

Tietosuojaselosteet

Tältä sivulta löydät Palmia Oy:n suoramarkkinointirekisterin, asiakasrekisterin sekä valvomopalvelujen tietosuojaselosteet

Suoramarkkinointiseloste
Tietosuoja-asetus (2016/679, Artikla 13 ja 14)

1. Johdanto
Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Palmia Oy (myöhemmin "Palmia" tai "rekisterinpitäjä") on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi suoramarkkinointiin

2. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

  • suoramainontaan
  • etämyyntiin
  • profilointitarkoituksiin*
  • mielipide- ja markkinatutkimuksiin
  • tapahtumakutsuihin tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin tai
  • aina kun laki sitä meiltä edellyttää tai kun oikeutetut etumme sen mahdollistavat.

*Osana suoramarkkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Palmia toteuttaa myös profilointia (kts. kohta 13.).

Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu yritysyhteyshenkilöiden osalta Palmian oikeutettuun etuun (suoramarkkinointitarkoitus) tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Yksityishenkilöiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

Säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme yksityis- ja yritysyhteyshenkilöiden henkilötietoja kilpailujen tms. rekisteröitymistä vaativien toimintojen yhteydessä, erilaisten digitaalisten materiaalien latauksen yhteydessä, Palmian palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä itseltään. Yritysyhteyshenkilöiden osalta henkilötietoja kerätään ja päivitetään Palmian muista rekistereistä (asiakasrekisterit), Vainu yritystietokannasta sekä ostettavista tietokannoista mm. SIR Tietokanta.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein etukäteen määriteltyihin tarkoituksiin.

3. Rekisteröidyn profilointi
Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan ihmisen tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia ja erityisesti analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät esimerkiksi kyseisen luonnollisen henkilön henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen tai liikkeisiin.

Palmia toteuttaa profilointia luomalla rekisteröidylle tunniste, jonka avulla suoramarkkinointirekisterissä olevia rekisteröityjä koskevia tietoja yhdistellään. Rekisteröidyn toimintaa Palmian verkkosivuilla seurataan ja profilointitarkoituksessa tallennetaan. Rekisteröidyn profiilia on mahdollista tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on markkinoinnin parempi ja tarkempi kohdentaminen.

4. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Yritysyhteyshenkilöiden osalta rekisteröidystä tallennetaan henkilötietoina:

  • nimi
  • titteli
  • työnantaja
  • osoite- ja muut yhteystiedot (työhön liittyvät)
  • kanavakohtainen suoramarkkinointilupa ja –kieltotiedot
  • tiedot rekisteröidyn tilaamista palveluista
  • markkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä
  • näiden tietojen muutostiedot.

Yksityishenkilöiden osalta rekisteröidystä tallennetaan henkilötietoina:

  • nimi
  • Sähköpostiosoite
  • suoramarkkinointilupa ja -kieltotiedot
  • tietoa rekisteröidyn tilaamista palveluista
  • markkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä
  • näiden tietojen muutostiedot.

Lisäksi kerämme tietoja liittyen Palmian verkkosivujen käytön analysointiin, kuten esimerkiksi IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio ja päätelaitteen malli sekä sivusto, jolta on siirrytty Palmian verkkopalveluun.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Suoramarkkinointirekisterin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta. 

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.  Näiden lisäksi osa Palmian ohjelmistotoimittajista on sertifioitunut Privacy Shield -tietosuojajärjestelyyn, joka kattaa henkilötietojen siirron EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.

6. Tietoturvallisuus
Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain rajatulla joukolla henkilöitä. Tämä oikeus annetaan henkilöille, joiden on työnsä puolesta päästävä käsittelemään tietoja.

7. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Palmia säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja suoramarkkinointirekisterissä, ellei rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto. Palmia poistaa vanhentuneita ja vääriä tietoja rekisteristä säännöllisesti.

8. Evästeet
Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

Lue lisää Palmian verkkosivujen analyyseista ja eväisteiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla Palmian verkkosivustojen käyttöehtoihin (https://www.palmia.fi/fi/yritys/kayttoehdot/).

9. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus suostumuksen perumiseen
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Palmialle tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus
Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi (mukaan lukien profilointi suoramarkkinointitarkoituksiin).

10. Yhteydenottopyyntö
Kohdassa 9 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle (mainittu kohdassa 13) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi rekisteröity voi tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietonsa sovittuna ajan kohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Palmia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Muutokset tähän selosteeseen
Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän selosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista rekisterinpitäjä informoi verkkosivuillaan erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän selosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset selosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta. 

13. Rekisterinpitäjä
Palmian suoramarkkinointirekisterin rekisterinpitäjänä toimii:
Palmia Oy
Y-tunnus: 2653762-3
Käyntiosoite: Läkkisepäntie 23, 00620 Helsinki
Postiosoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 030 322 222
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi

Asiakasrekisteri tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetus (206/679, Artikla 13 ja 14)

1. Johdanto 
Päivitetty 12.10.2018

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Palmia Oy (myöhemmin "Palmia" tai "rekisterinpitäjä") on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme.  Tämä tietosuojaseloste koskee Palmian asiakasrekisteriä, joka pitää sisällään Palmian nykyiset yksityisasiakkaat, yritysasiakkaat, yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt, toimittajien yhteyshenkilöt, potentiaaliset yritysasiakkaat sekä entiset yritysasiakkaat ja yksityisasiakkaat.

2. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin

  • palvelujen tuottamiseksi
  • laskutukseen
  • asiakaspalveluun sekä asiakassuhteiden hallintaan ja hoitamiseen
  • asiakasviestintään
  • myyntiin, markkinointiin ja mainontaan
  • kontaktien hallitsemiseksi
  • asiakaskyselyiden käsittelemiseksi
  • palveluiden kehittämiseksi
  • asiakassopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöönpanemiseksi, sekä
  • aina kun laki sitä meiltä edellyttää tai kun oikeutetut etumme sen mahdollistavat.

Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelyn oikeusperusteena on pääasiallisesti sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Käsittelyn perustuessa sopimukseen, on henkilötietojen käsittely välttämätöntä palvelun tuottamisen vuoksi. Palveluja ei pystytä tuottamaan ilman yrityksen yhteyshenkilön yhteystietoja.

Asiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen myös rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille. Palmia käsittelee rekisterinpitäjänä tietoja oikeutetun edun perusteella esimerkiksi asiakaspalvelun tarjoamiseksi, väärinkäytösten ja vikojen selvittämiseksi, asiakaspalautteiden käsittelemiseksi ja analysoimiseksi sekä palvelujen kehittämiseksi. Mikäli rekisteröity jättää henkilötietonsa Palmian www-sivuille pyyntönä, että häneen ollaan jäljempänä yhteydessä, henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Säännönmukaiset tietolähteet
Yritysasiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tai yritykseltä, jota edustat asiakassuhteemme aikana. Tiedot kerätään puhelimitse, sähköpostilla, sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla (esim. Asiakaspalautteen annon yhteydessä) tai tarjouspyynnössä, palvelusopimuksessa tai palvelujen ylläpidon aikana. Tietoja kerätään myös tapaamisten yhteydessä. Asiakaspalvelutilanteissa voidaan sinun ja Palmian välistä viestintää, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä, tallentaa asiakaspalvelun kehittämiseksi ja sen sisällön todentamiseksi.  Tietyissä tilanteissa keräämme myös tietoja muista ulkopuolisista lähteistä nimenomaisella suostumuksellasi tai lain sallimissa rajoissa, esimerkiksi potentiaalisten asiakkaiden tietoja myyntikontaktien tekemistä varten.

Yksityisasiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tilauksen tai sopimuksen laatimisen yhteydessä. Jos olet vieraana tiloissa, joita hallinnoimme, voimme saada tietoja yritykseltä tai henkilöltä, jonka vieras olet. Lisäksi saamme henkilötietoja julkisista ja yksityistä rekistereistä, mm. Trafin ylläpitämästä ajoneuvorekisteristä. Voit myös halutessasi antaa yhteystietosi asiakaspalautteen yhteydessä. Yksityisasiakkaan ollessa Helsingin kaupungin työntekijä ja tämän maksaessa ostoksia Palmian toimipisteissä henkilöstökortillaan, Palmian kassajärjestelmään siirtyy Helsingin kaupungilta tietoja henkilöstökortin haltijasta.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein etukäteen määriteltyihin tarkoituksiin.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmät ovat yritysasiakkaiden, yksityisasiakkaiden ja toimittajien yhteyshenkilöt.

Henkilötietoryhmät koskien yritysasiakkaita:

  • Suku- ja etunimi
  • Titteli
  • Työsähköposti
  • Työosoite / käyntiosoite
  • Työpuhelinnumero
  • Hänen palveluista ilmaisemansa mielipiteet
  • Hänen varaamansa tilat

Henkilötietoryhmät koskien yksityisasiakkaita:

  • Suku- ja etunimi
  • Syntymäaika (pp.kk.vvvv)
  • Käyntiosoitetiedot
  • Laskutusosoitetiedot (mm yksityisasiakkaan yhteyshenkilön nimi ja laskutusosoitetiedot)
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostisosoite
  • Verkkolaskutiedot
  • Asiakassuhteen alku
  • Asiakasnumero
  • Hänen palveluista ilmaisemansa mielipiteet
  • Hänen varaamansa tilat
  • Ruokavalio- ja allergiatiedot
  • Henkilötunnus maksettaessa aterioita Helsingin kaupungin henkilöstökortilla

4. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta. 

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.  Näiden lisäksi osa Palmian ohjelmistotoimittajista on sertifioitunut Privacy Shield -tietosuojajärjestelyyn, joka kattaa henkilötietojen siirron EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.

5. Tietoturvallisuus
Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

  • Manuaalinen aineisto:

Henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Arkaluontoinen aineisto hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteenä

  • Digitaalinen aineisto:

Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. 

6. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Yritysasiakkaat

  • Yritysyhteyshenkilöiden jättämät asiakaspalautteet, ostot ja yhteistyöhön liittyvät muistiot säilytetään 2 vuotta. Kirjanpitomateriaaleja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
  • Asiakassuhteeseen liittyvät yritysyhteyshenkilöiden yhteystiedot säilyvät potentiaalisina asiakkaina yhteistyön päätyttyä. Palmia poistaa virheellisiä ja vanhentuneita tietoja rekisteristä säännöllisesti.
  • Toimittajatiedot poistetaan yhteistyön päätyttyä.

Yksityisasiakkaat

  • Yksityisasiakkaiden henkilötietoja hävitetään 2 vuoden kuluttua viimeisestä ostosta, jollei kirjanpitolaki edellytä pidempää säilytysaikaa.

Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

7. Evästeet
Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

Lue lisää Palmian verkkosivujen analyyseista ja eväisteiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla Palmian verkkosivustojen käyttöehtoihin (https://www.palmia.fi/fi/yritys/kayttoehdot/).

8. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus
Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi (mukaan lukien profilointi suoramarkkinointitarkoituksiin).

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

9. Yhteydenottopyyntö
Kohdassa 8 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna Palmialle (mainittu kohdassa 12) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi voit tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietosi erikseen sovittuna ajankohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Palmia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista informoimme verkkosivuillamme erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän tietosuojaselosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta.

12. Rekisterinpitäjä
Palmian asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä toimii:
Palmia Oy
Y-tunnus: 2653762-3
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 0303 22 222
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi

Valvomopalvelut tietosuojaseloste

1. Johdanto
Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Palmia Oy (myöhemmin "Palmia" tai "rekisterinpitäjä") on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme. Tämä tietosuojaseloste koskee Palmian valvomopalveluissa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, jota Palmian hälytyskeskuksen vartijat ja asiakaspalvelun työntekijät suorittavat työtehtäviensä puitteissa. Näiden tehtäviensä suorittamiseksi kaikki hälytys- ja asiakaspalvelukeskukseen (myös. Valvomopalvelut) tulevat puhelut tallennetaan.

2. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin

  • sopimuksen mukaisten, toimeksi annettujen palvelutoimenpiteiden tuottamiseksi, käsittelemiseksi ja raportoimiseksi
  • puheluiden välitykseen
  • työtehtävien välittämiseksi huoltoyhtiölle, vartijalle tai viranomaiselle
  • asiakassopimusten valmisteleiseksi ja täytäntöönpanemiseksi
  • asiakassuhteen hoitamiseksi
  • laskutukseen
  • palveluiden kehittämiseksi, sekä
  • aina kun laki sitä meiltä edellyttää

Henkilötietoja käsitellään vain yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelyn oikeusperusteena on pääasiallisesti sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Käsittelyn perustuessa sopimukseen, on henkilötietojen käsittely välttämätöntä palvelun tuottamisen vuoksi.

Valvomopalveluiden toimintaan liittyvien puheluihin sisältyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille. Palmia nauhoittaa kaikki valvomopalveluiden puhelut oikeutetun edun perusteella asiakaspalvelun tarjoamiseksi, väärinkäytösten ja vikojen selvittämiseksi, asiakaspalautteiden käsittelemiseksi ja toiminnan todentamiseksi. Palmian oikeutettu etu puheluiden tallentamiseen ja tähän liittyvään henkilötietojen käsittelyyn on perusteltavissa yllä lueteltujen henkilötietojen käyttötarkoitusten ja lain yksityisistä turvallisuuspalveluista (2 luku, 8 §) vuoksi.

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkailta tai yritykseltä, jota asiakas edustaa asiakassuhteen aikana. Tiedot kerätään puhelimitse, sähköpostilla, sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla tai tarjouspyynnössä, palvelusopimuksessa tai palvelujen ylläpidon aikana. Tietoja kerätään myös tapaamisten yhteydessä. Asiakaspalvelutilanteissa voidaan asiakkaan ja Palmian välistä viestintää, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä, tallentaa asiakaspalvelun kehittämiseksi ja sen sisällön todentamiseksi.

Puhelutallenteiden osalta niihin liittyvät henkilötiedot tallennetaan itse puheluista sekä puhelinverkosta saaduista tiedoista, esimerkiksi saapuva puhelinnumero.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein etukäteen määriteltyihin tarkoituksiin.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmänä ovat Palmian asiakkaat, asiakkaiden yhteyshenkilöt, asiakkaiden yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt (esim. asiakkaan huoltoyhtiön yhteyshenkilö) sekä muut henkilöt, jotka ovat puhelimitse yhteydessä Palmian valvomopalveluihin.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät:

  • Asiakkaan perustiedot
    • Asiakkaan yhteystiedot: osoite, nimi, puhelinnumero
    • Käyttäjätunnus
    • Sähköpostisoite
    • Yhteyshenkilöiden tai asiakkaan edustajan nimi ja yhteystiedot
  • Tiedot toimeksiannoista
    • Havainnot ja toimenpiteet
  • Puhelutallenteet valvomopalveluiden puheluista

4. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan viranomaisille virallisen tietopyynnön johdosta.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. järjestelmätoimittajat, järjestelmien tekniseen ylläpitoon), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Käyttämämme palveluntarjoaja on sopimuksilla sitoutunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietojasi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.

5. Tietoturvallisuus
Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Palvelun pääsyoikeudet on määritelty kolmeen tasoon työtehtävien perusteella (pääkäyttäjä, palvelukeskuksen näkymä, esimiesnäkymä). Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

6. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Valvomopalveluiden suorittaman henkilötietojen käsittelyn osalta henkilötietoja säilytetään kolmen vuoden ajan perustuen laissa yksityisistä turvallisuuspalveluista asetettuun säilytysaikaan (Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista 1085/2015, 2 luku, 8 §). Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

7. Evästeet
Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

Lue lisää Palmian verkkosivujen analyyseista ja evästeiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla Palmian verkkosivustojen käyttöehtoihin (https://www.palmia.fi/fi/yritys/kayttoehdot/).

8. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa.

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus
Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi (mukaan lukien profilointi suoramarkkinointitarkoituksiin).

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

9. Yhteydenottopyyntö
Kohdassa 8 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna Palmialle (mainittu kohdassa 12) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi voit tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietosi erikseen sovittuna ajankohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Palmia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista informoimme verkkosivuillamme erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän tietosuojaselosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta.

12. Rekisterinpitäjä
Palmian valvomopalveluiden rekisterinpitäjänä toimii:
Palmia Oy
Y-tunnus: 2653762-3
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 0303 22 222
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi