Siivouspalvelujen kilpailutus yrityksille – mitä kannattaa huomioida?
Artikkeli1.8.2024
Kun siivouskilpailutuksen hoitaa huolella, kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä lopputulokseen.
Siivouspalvelujen kilpailutuksessa on tärkeää huomioida kokonaisuus
Siivouspalvelujen kilpailutus on yritykselle tärkeä hankintapäätös, jossa kannattaa olla tarkkana. Tarjontaa on paljon ja toimijoiden välillä suuria eroja, joten tavoitteet ja kriteerit on hyvä määritellä jo alkuvaiheessa. Pelkkä edullisin hinta ei useinkaan takaa parasta ratkaisua. Selkeästi suunniteltu kilpailutus varmistaa, että siivouspalvelu tukee henkilöstön hyvinvointia ja asiakkaiden viihtyvyyttä.
Onnistuneessa siivouspalvelujen kilpailutuksessa huomioidaan hinnan lisäksi myös laatu ja työn tekninen toteutus. On hyvä muistaa, että pelkän hinnan kilpailuttaminen ilman laatutekijöitä ei takaa oikeaa tarkoituksenmukaista lopputulosta. Palvelun joustavuus, muuttuviin tilainteisiin reagointi sekä pätevät työntekijät ovat tärkeässä asemassa.
”Hyvässä siivouskilpailutuksessa otetaan huomioon myös kouluttaminen, perehdytys, haltuunotto, resursointi sekä rekrytointi. Ammattitaitoisten ja kohteisiin sopivien työntekijöiden löytäminen ei ole aina helppoa”, kertoo Palmian ratkaisumyyntipäällikkö Elina Snellman.
Miten vertailla siivoustarjouksia tehokkaasti?
Snellman huomauttaa, että siivouspalveluiden kilpailuttajan täytyy varmistaa tarjousten vertailukelpoisuus. Apuna voi käyttää esimerkiksi valtion hankintatoimen kehittäjä Hanselia.
”Hansel toimii niin, että kilpailutuksessa määritellään minimitunnit työn kohteen suorittamiseksi. Tällöin tarjousten vertailukelpoisuus on heti samalla viivalla. Hinta on kilpailutuksen helpoin osuus, mutta muut tekijät ovat jo haastavampia. Asiakkaat myös pisteyttävät vertailukohteita eri tavalla; joku taho antaa esimerkiksi laatujärjestelmästä eri pistemäärän kuin toinen”, Snellman sanoo.
Vertailukelpoisuus on tärkeää, sillä jos kilpailutuksessa ei määritellä työn vähimmäistuntimäärää, todellisen työmäärän arviointi voi olla vaikeaa. Kilpailutuksessa tarjottava alhainen hinta ei nimittäin kerro koko totuutta.
”Tällöin työtunnit voivat olla käytännössä mitä vain”, Snellman huomauttaa.
Hän toivoo, että kilpailutuksissa painotettaisiin esimerkiksi haltuunottosuunnitelmien sisältöä.
”Haltuunottosuunnitelma vie tarjouksen ruohonjuuritasolle ja kertoo konkreettisesti, missä aikataulussa työ alkaa, miten ja kenen kanssa. Haltuunottosuunnitelma pitää sisällään tärkeää tietoa konkreettisista asioista”.
”Hyvässä siivouskilpailutuksessa otetaan huomioon myös kouluttaminen, perehdytys, haltuunotto, resursointi sekä rekrytointi. Ammattitaitoisten ja kohteisiin sopivien työntekijöiden löytäminen ei ole aina helppoa.”
ELINA SNELLMAN
Mitä tietoja vaatia siivouspalvelujen tarjoajilta?
Siivouskilpailutuksessa on hyvä huomioida myös se, että tilojen käyttäjillä olisi terveellinen ja turvallinen ympäristö ja hyvä sisäilma.
”Tähän päästään, kun siivous tehdään oikeaoppisesti ja teknologia toimii. Monesti kilpailutuksessa kerrotaan, mitä koneita ja laitteita palveluntuottaja käyttää sekä millaisia puhdistusaineita käytetään. Palveluntarjoajilta voi pyytää hyvinkin yksityiskohtaisia vastauksia ja tarkkaa luetteloa laitteista”, Snellman avaa.
Myös referenssien pyytämisestä voi olla apua.
”Referenssien vaatiminen on tavallaan riskienhallintaa. Tilaaja voi niiden avulla varmistaa, että yritys pystyy tuottamaan halutun palvelun.”
Ympäristöystävälliset ja digitaaliset ratkaisut siivouspalveluissa
Ympäristönäkökulman huomioimisesta on tullut siivouspalvelujen kilpailuttamisessa jo arkipäivää. Kilpailuttajan voi olla hyvä kysyä myös, miten ympäristöohjelma tai ympäristösertifikaatti näkyy käytännön työssä. Lisäksi alan kehittämiseen ja digitalisaation huomioimiseen voi olla hyvä kiinnittää huomiota.
”Digitalisaation käyttöönotosta kysytään yllättävän vähän. Esimerkiksi Palmialla toiminnanohjaus, raportointi ja laadunvarmistus tehdään mobiilisti, ja osassa Palmian palveluita asiakaspalautteenkin voi antaa mobiilisti. Digitalisaatiota hyödynnetään voimakkaasti asiakkaalla tapahtuvan toiminnan seuraamiseen. Näin voimme reagoida eri asioihin reaaliajassa asiakkaidemme hyväksi”, Snellman kertoo.
Kysy siivouspalveluista asiantuntijaltamme
